Oggi la stampante in ufficio, a prescindere dalle dimensioni dello studio e dal numero di dipendenti e dal tipo di attività, è uno strumento pressoché indispensabile. Chi potrebbe pensare di farne a meno e mandare tutto in stampa off site?
Eppure, come avviene per un altro dispositivo tecnologico di uso quotidiano, ovvero il cellulare, non mancano implicazioni e preoccupazioni legate alla privacy dei dati. Nel caso di uno smartphone la ragione è più facilmente comprensibile: nei telefoni ormai teniamo traccia della nostra vita, anche privata.
Tuttavia, seppure meno intuitivo ad una prima riflessione superficiale, anche tramite le stampanti comunichiamo e trasferiamo molti dati sensibili e personali. Il rischio di proteggere queste informazioni aumenta quando si tratta di stampanti ubicate in ambienti open space ai quali accedono più persone. Per non parlare delle stampanti posizionate in luoghi aperti al pubblici e fruibili da tutti.
E’ chiaro che per stampanti ad uso domestico la questione è meno impellente sebbene, come vedremo, qualche rischio di essere spiati permane.
Quella delle stampanti spia è una leggenda metropolitana?
Stampanti che spiano: non è il titolo di un film catastrofico o fantascientifico. Per comprendere l’entità del problema facciamo un breve excursus storico attraverso l’evoluzione delle stampanti.
Fino a non molti anni fa si trattava di dispositivi hardware dal funzionamento piuttosto banale. Oggi molte stampanti negli uffici sono dispositivi multifunzione: sono al tempo stesso in grado di stampare, fare fotocopie, scanner e inviare o ricevere fax. Alcune inoltre, e qui la questione si fa ancora più delicata sotto il profilo della sicurezza dei dati, sono stampanti wireless che permettono di stampare anche da mobile.
Sono macchine sempre più efficienti ma, al tempo stesso, anche più vulnerabili. Le prime perplessità escono fuori intorno agli anni 90 quando in alcuni modelli di stampanti laser a colori i produttori iniziano ad inserire dei micro punti gialli per la tracciabilità dei documenti. In altre parole, analizzando un foglio stampato, era possibile risalire al dispositivo di stampa tramite numero di matricola della stampante.
Il fenomeno diventò di pubblico dominio fino a trasformarsi in un caso mediatico: i produttori di stampanti ci stavano spiando? La vicenda di Reality Leigh Winner, ex dipendente dell’NSA, arrestata dall’FBI con l’accusa di aver divulgato documenti riservati, è stato forse uno dei casi più famosi di “stampanti-spia”.
Multifunzione: i nostri dati sono al sicuro?
La polemica si è andata ancor più ingrandendo in relazione alle stampanti multifunzione. Come abbiamo visto infatti queste non funzionano solo per la stampa ma anche come scanner, fax e fotocopiatrici.
L’uso improprio di questi dispositivi, ovvero senza alcun sistema di protezione dei dati, può far nascere problemi soprattutto in ambienti di lavoro open space oppure nelle postazioni di co-working. Ecco perché le migliori multifunzione aziendali dispongono di sistemi di sicurezza per la protezione dei dati.
Come usare il fax della multifunzione senza rischi
In un caso famoso che ha visto protagoniste le stampanti HP è finita in particolare nel mirino la funzione fax: a causa di una falla nella memoria, i male intenzionati potevano avere accesso al sistema e ai dati semplicemente inviando una foto in formato jpeg.
Abbiamo visto quindi che il rischio di essere spiati usando le stampanti non è del tutto inventato, anzi. Qual è l’alternativa per limitare i danni? Come per i cellulari o per i social network, e forse per le multifunzione ancora di più, sarebbe anacronistico pensare di farne a meno, soprattutto a livello professionale.
La strada da percorrere è quindi quella di proteggere i dati per un uso intelligente e sicuro. Come fare? In primo luogo con un firmware. Gli stessi produttori di stampanti delle migliori marche li aggiornano di continuo: quindi ti basterà collegarti al sito ufficiale e scaricare la versione aggiornata.
Multifunzione wifi e sicurezza dei dati
Attenzione particolare andrebbe posta alle stampanti multifunzione wifi. E’ importante proteggere i dati attraverso password o sistemi per criptare i dati o limitare l’accesso alle funzioni di stampa solo al personale autorizzato dopo identificazione.
Se state usando una stampante posta in un open space (o ancora di più in un luogo pubblico come una scuola) non dimenticate di modificare le credenziali, visto che la stessa sarà verosimilmente collegata ad una rete di cui, non sempre si conoscono le precauzioni di sicurezza adottate.
Come usare la fotocopiatrice della multifunzione senza rischi
Occhio anche alla funzione fotocopiatrice. Ogni volta che si fotocopia un documento con una multifunzione, si lascia una traccia nella memoria del dispositivo (il sistema di archiviazione funziona né più né meno come un hard disk). L’unico modo per scongiurare qualsiasi rischio, anche in questo caso, è svuotare la memoria.
